6 декабря 2014 г.

LibreOffice Writer: Составные документы

В этой статье речь пойдет о Составных документах. Это очень полезная и интересная функция, порой даже незаменимая. Я расскажу о всех нюансах её использования.

Что такое Составной документ?

Составной документ — специальный тип документа LibreOffice Writer в формате .odm, который объединяет в себе несколько других документов, находящихся в других файлах.

Не надо путать Составные документы с функцией вставки в текстовый документ .odt других документов («Вставка → Файл»). Составной документ — специализированная и более гибкая функция.

Составные документы используются для работы над объемными документами такими, как книги, руководства или монографии. Каждая глава обычно выносится в отдельный файл и работа над ней происходит обособленно. Составной документ объединяет в себе все главы в один цельный файл, применяя к ним единые стили оформления.

Составной документ может состоять из множества отдельных файлов LibreOffice Writer. Эти файлы называются вложенными документами. Особенно удобно пользоваться Составными документами при совместной работе.

При печати (или экспорте в PDF) составного документа в него включаются все вложенные документы, указатели и весь введенный текст.

В составном документе можно создать оглавление и указатель по всем вложенным документам.

Показания к применению

Составные документы очень удобны и полезны, но иногда их использование нецелесообразно и может наоборот приводить к замедлению работы. Я бы не рекомендовал использовать эту функцию для документов с количеством страниц меньше 60. Даже свой диплом я не стал разделять на составные документы и все 100 страниц оформил обычным единым документом. Конечно же с использованием стилей.

Противопоказано использовать Составные документы, если вы не умеете пользоваться стилями. Составные документы полностью завязаны на них.

Составные документы удобны, если требуется организовать совместную работу, когда над каждой частью трудится отдельный человек. Все изменения, вносимые в любую из частей, будут отображаться в составном документе.

Нюансы

Существует несколько нюансов при использовании Составных документов:

  • составные документы идут в связке со стилями и без них бесполезны, подробнее об это речь пойдет дальше;
  • стили составных документов доминируют над стилями вложенных документов (об этом далее);
  • составные документы в формате .odm содержат в себе только ссылки на вложенные документы, поэтому все изменения во вложенных документах, автоматически переносятся и в составной;
  • составные документы в формате .odm бесполезно передавать по почте без вложенных документов (смотрите пункт выше), поэтому для их передачи необходимо их экспортировать в .odt формат или PDF;
  • создание перекрестных ссылок между вложенными документами требует дополнительных манипуляций (об этом далее).

Создание

Создать Составной документ можно двумя способами:

  1. «Файл → Создать → Составной документ»;
  2. Или отправить существующий документ «Файл → Отправить → Создать составной документ». Данный документ будет вставлен в составной.

Вставка вложенных документов

Чтобы вставить вложенный документ, в Составном документе откройте Навигатор («Вид → Навигатор» или «F5») и нажмите кнопку «Вставить → Файл». В диалоге вставки файла выберите нужный файл.

Обновление, изменение и удаление вложенных документов

Изменения, внесенные во вложенные файлы, отображаются в составном документе не сразу. Для их отображения требуется нажать в Навигаторе кнопку «Обновить → Всё» Также запрос на обновление связей появляется при открытии составного документа.

Непосредственно в составном документе нельзя вносить изменения в текст. Все изменения вносятся во вложенных документах, а затем составной документ обновляется. Чтобы изменить вложенный документ необходимо щелкнуть на него дважды в навигаторе составного документа. Также можно щелкнуть на него правой кнопкой мыши и выбрать нужное действие.

Удаление вложенных документов, точнее удаление ссылок на вложенные документы из составного документа, осуществляется путем выбора вложенного документа в навигаторе и нажатия клавиши «Delete» или путем нажатия на него правой кнопкой мыши и выбора нужного действия в выпадающем списке.

Сохранение, экспорт и отправка составного документа

Составные файлы имеют расширение .odm и содержат только ссылки на другие документы. Чтобы свободно передавать составные документы, можно экспортировать их либо в .odt формат, тем самым сделав весь документ единым файлом. Или экспортировать все в PDF. Делается все через меню экпорта в «Файл → Экспорт».

Стили в составном документе

Стили, применяемые во вложенных документах, например стили абзаца, автоматически переносятся в составной документ после его сохранения. При изменении стиля в составном документе стиль во вложенном документе не меняется.

Здесь стоит иметь ввиду, что в случае стилей с одинаковыми названиями, стили Составного документа доминируют над стилями вложенного документа.

Данное поведение является достаточно удобным, так как позволяет придать составному документу совершенно другое оформление, отличное от оформления вложенных документов.

Навигатор

Навигатор в составном документе имеет два режима работы. В первом режиме он отображает списко вложенных жокументов и позволяет совершать с ними различные манипуляции (перемещать вверх/вниз, удалять, изменять, обновлять, добавлять).

Во втором режиме он отображает общую структуру документа и функционирует, как и в обычных документах. Т.е. отображает список заголовков, иллюстраций и т.д. Навигатор бесполезен без использования стилей, так как на основе них формируется структура заголовков.

Как сделать, чтобы каждый вложенный документ начинался с новой страницы

Содержимое вложенных документов обычно идёт впритык друг к другу. Чтобы каждая глава начиналась с новой страницы, необходимо:

  • Убедитесь, что все вложенные документы начинаются с заголовков, использующих один и тот же стиль абзаца, например «Заголовок 1».
  • В составном документе выберите команду «Формат → Стили и форматирование» («F11») и щелкните значок «Стили абзаца».
  • Щелкните на пункт «Заголовок 1» правой кнопкой мыши и выберите команду «Изменить».
  • Откройте вкладку Размещение текста.
  • В области Разрывы выберите Вставить, а затем щёлкните в поле Тип пункт Страница.
  • Чтобы каждый вложенный документ начинался с нечётной страницы, установите флажок «Со стилем страницы» и выберите в поле пункт «Правая страница».
  • Нажмите кнопку ОК.

Перекрестные ссылки между вложенными документами

При использовании стилей, на основе стилей заголовков автоматически формируются перекрестные ссылки на заголовки.

Для вставки перекрестных ссылок используется диалог «Вставка → Перекрестные ссылки».

Как видно на приведенном скриншоте, в разделе «Заголовки» отображены ссылки на заголовки, имеющиеся в документе. Эти ссылки сформированы автоматически.

Однако вложенные документы ничего не знают о заголовках в другом документе. Что создает определенные трудности при необходимости ссылаться на другие разделы.

Данная проблема решается легко, ручной вставкой закладки. Допустим, из документа 1 нам нужно сослаться на второй заголовок документа 2. Для этого необходимо.

1) Во втором документе выделить второй заголовок и поставить закладку («Вставка → Закладка»). Закладке присваивается оригинальное имя. Я присволил название «д2з2»;

2) В первом документе устанавливаем курсор там где нужно вставить ссылку и выбираем «Вставка → Перекрестные ссылки → Закладки». В списке не будет никаких закладок, так как первый документ все ещё ничего не знает о втором документе. Вручную прописываем название закладки и нажимаем «Вставить». После вставки ссылки будет отображено предупреждение об ошибке, это нормально.

3) Последним шагом необходимо обновить составной документ, после чего перекрестная ссылка отобразиться как надо и будет перенаправлять к нужному заголовку.

Аналогично дело обстоит и со ссылками на таблицы, рисунки и другие объекты.

Совместная работа над документами

Лучше Google Docs пока еще никто не решил проблему совместной работы над документами в режиме реального времени. В LibreOffice такая функция реализована только в модуле Calc.

Составные документы, вкупе с функциями контроля версий и записи изменений, позволяют организовать соместную работу в режиме офлайн.

Так, например, пишется официальная анлгоязычная документация по LibreOffice.

Оглавление и указатели

Составной документ поддерживает вставку автоматического оглавления и различных указателей. Делается это как и в обычных документах:

Заключение

Как видно, создание составных документов мало чем отличается от создания обычных документов. Конечно, если вы работаете в LibreOffice Writer правильно, т.е. используете стили и шаблоны, навигатор, перекрестные ссылки и остальные функции, призванные автоматизировать рутинные задачи.